IV-schap 4/5: bedrijfsvoorschriften

Een 5-delige blogserie over installatieverantwoordelijkheid

In een serie van 5 artikelen vertel ik u hoe het zit met installatieverantwoordelijkheid. Dit is deel vier.

Deel IV: Bedrijfsvoorschriften

De elektrotechnische bedrijfsvoering vraagt om beheersmaatregelen om tweeërlei redenen. Ten eerste om de processen te faciliteren; ten tweede om de integriteit te kunnen garanderen. We gebruiken hier de termen Operations en Maintenance of Bediening en Onderhoud of Beheer en Onderhoud.

"Voor de elektrische bedrijfsvoering gaat het om de elektrische stroomvoorziening en het proces."

Daarmee is de opbouw van de elektrische installaties van cruciaal belang. Deze bepalen de beheersmaatregelen en de verantwoordelijke partij. Denk hierbij aan gebouwgebonden, proces gebonden installaties en systemen. 

Waartoe dienen bedrijfsvoorschriften

Nu naar de bedrijfsvoorschriften. Waartoe dienen die? Afspraken maken hoe we er voor gaan zorgen dat we een veilige en ongestoorde elektrische stroomvoorziening kunnen garanderen en aangesloten elektrische gebruikers veilig en operationeel zijn. 

Wat zijn de kritische beheersfactoren binnen de elektrische bedrijfsvoering? 

Dit is de vraag die moet worden beantwoord. Ofwel, waar liggen risico’s op de loer die de stroomvoorziening kunnen onderbreken en systemen kunnen verstoren. 

"Maatregelen en afspraken hebben geen zin"....

Maatregelen en afspraken hebben geen zin als medewerkers niet over de vereiste kennis en vaardigheden beschikken van de installaties waaraan moet worden gewerkt. Wel is uniformiteit en eenduidigheid in de uitvoering van belang. Welnu, welke zaken horen nu thuis in onze bedrijfsvoorschriften? Is nu het aanwijsbeleid hetzelfde als bedrijfsvoorschriften? Wat moet ik met het kwaliteitssysteem? Kan ik het combineren? We hebben het over medewerkers en organisatie om bedrijfsdoelen te realiseren! Dus logica.

Stappenplan naar voorschriften voor een elektrische bedrijfsvoering:

Stap 1: De installatie

Wat we moeten regelen hangt af van de installatie. Onze installatie is dus het startpunt. Deze installatie moeten we in kaart brengen. Het op juiste wijze kunnen identificeren van de installatiedelen is het belangrijkste van de bedrijfsvoering!

Stap 2: Acceptatiecriteria

Per onderdeel van de installatie kunnen we bepalen waaraan deze moeten voldoen en hoe ze werken. Het betreft wetgeving, normen, leveranciersvoorschriften en overige voorwaarden waaraan moet worden voldaan. 

Stap 3: Werkzaamheden

Op basis van installatiedeel en acceptatiecriteria kunnen we bepalen welke werkzaamheden daaruit voortvloeien. Hier volgen strategische beslissingen van het management. Zelf doen of uitbesteden? Mijn principe is dat wat een ander beter en goedkoper kan, doe je niet zelf. Voer wel de regie!

Stap 4: Middelen 

Voor werkzaamheden zijn middelen nodig. Hier kunnen we onderscheid maken tussen persoonsgebonden middelen, algemene middelen en plaatsgebonden middelen. Met het in kaart brengen van de middelen is het proces voltooid en kunnen we gaan organiseren. 

Stap 5: Organisatie

Dus, organisatie is het sluitstuk van het proces om te komen tot de bedrijfsvoering! Logisch we gaan `iets’ organiseren, dus we moeten eerst dat `iets’ definiëren. De organisatie is dus afhankelijk van de installatie en is dus geen eenheidsworst. Daaruit volgt het aanstellen van medewerkers met te definiëren taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden. Dat vraagt om een duidelijk competentieprofiel. 

"Bestaande structuren en gewoonten zijn lastig te doorbreken"

Was het allemaal maar zo eenvoudig

De installatieverantwoordelijke is hier de aangewezen persoon die de organisatie van de elektrische bedrijfsvoering op zich neemt en vanuit het startpunt van dit stappenplan invulling geeft hoe dit allemaal moet gebeuren.  Daarmee komen de bedrijfsvoorschriften, het aanwijsbeleid, het kwaliteitssysteem en alle andere systemen bij elkaar. Was het allemaal maar zo eenvoudig. Bestaande structuren en gewoonten zijn lastig te doorbreken. Wel is het goed om tegen dit licht onze bedrijfsvoorschriften en het aanwijsbeleid te bekijken.   

Teveel is ballast

Maak bedrijfsvoorschriften niet onnodig uitgebreid en neem geen zaken op die in normen staan en in competenties zijn geborgd. Teveel is ballast en vervaagd de essentie van bedrijfsvoorschriften; te weinig levert discussies op en introduceert potentiële risico’s. Alleen logica kan ons redden. Het gaat om veiligheid en de realisatie van onze bedrijfsdoelen.   

Next up (de volgende en laatste keer) in deze blogserie Installatieverantwoordelijkheid,
deel 5: het beleidsplan.